INFORMATIVA PER I CANDIDATI AI SENSI DELL’ ART. 13 DEL REG. UE 2016/679

In relazione a quanto previsto dal Reg. UE 2016/679 (Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali), con la presente comunichiamo le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali forniti dall’interessato. La presente informativa è resa ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Reg. UE 2016/679 (Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali).

1. TITOLARI DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Ai sensi degli artt. 4 e 24 del Reg. UE 2016/679, le Titolari del trattamento sono le seguenti società del Gruppo Symphonie (collettivamente i “Titolari”):

• Hoverture Italia srl, con sede a Roma (ITA), IT 07222631009;
  

• Hoverture Europe AG, established in Munich (GER), DE 328888048;
  

• Rapsodoo italia Srl, con sede a Roma (ITA), IT 14783221006;
  

• Symphonie Partners Srl, con sede a Roma (ITA), IT 15748651005;
  

• Ydea Studio Srl, con sede a Roma (ITA), IT 12282441000;
  

• Rapsodoo Iberia S.L., con sede a Madrid (ESP), ES B85444008;
  

• Seedble Srl, con sede a Roma (ITA), IT 12976701008;
  

• Bit2win S.r.l., con sede a Roma (ITA), IT 11386070962
  

• Diapason Prime S.r.l., con sede a Roma (ITA) P.IVA 15719861005
  

• IFS Italia S.r.l. con sede a Roma (ITA) P.IVA 05320991002
  

Le società del Gruppo Symphonie sopra elencate operano, ai sensi dell’art. 26 GDPR, in qualità di contitolari del trattamento dei dati personali dei candidati. A tal fine è stato stipulato un accordo interno di contitolarità che definisce in modo trasparente i rispettivi ruoli e responsabilità, in particolare con riguardo all’esercizio dei diritti degli interessati e agli adempimenti informativi.

2. DATI OGGETTO DEL TRATTAMENTO    

Le Titolari del trattamento trattano i dati personali identificativi, comunicati dall'interessato in occasione di eventi di recruiting ovvero attraverso il sito internet (es: in caso di invio di candidatura) ovvero nel contesto dell’attività svolta dalle titolari e/o dell’adesione alle attività delle stesse (es: in occasione di eventi o progetti comunque legati all'attività dell’Azienda). Nel dettaglio, potranno essere trattate le seguenti tipologie di Dati Personali:

• Dati Personali c.d. comuni (quali ad es. dati anagrafici, di contatto, di esperienze professionali e/o di vita, cittadinanza, data e luogo di nascita etc.);
  

• Categorie particolari di Dati Personali (eventuale appartenenza a categorie protette), qualora inseriti volontariamente dal candidato nel proprio CV o in altra documentazione trasmessa.
  

Nel corso del processo di selezione, potranno essere acquisiti ulteriori Dati Personali nell’ambito di colloqui e/o test (es. tecnici, di lingua). Occasionalmente potrebbero essere trattate anche foto o immagini dei soggetti interessati nelle forme e nei limiti descritti nei successivi paragrafi.

3. FINALITÀ E LICEITÀ DEL TRATTAMENTO    

a. Finalità di legge - Trattamento necessario per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

I Dati Personali, potranno essere trattati nei casi in cui ciò sia necessario per adempiere a obblighi derivanti da disposizioni di legge sia in materia civilistica che fiscale, di normativa comunitaria, nonché di norme, codici o procedure approvati da Autorità e altre Istituzioni competenti. I Dati Personali potranno inoltre essere trattati per dare seguito a richieste da parte dell'autorità amministrativa o giudiziaria competente e, più in generale, di soggetti pubblici nel rispetto delle formalità di legge.

Il trattamento dei Dati Personali è necessario per lo svolgimento delle attività di recruiting dei candidati a posizioni lavorative presso le società titolari del trattamento. l'eventuale mancanza dei Dati comporterà l'impossibilità per il Titolare di dar corso alla selezione della candidatura in tutte le fasi del processo di selezione.

b. Finalità di reclutamento e selezione - Misure adottate per dare seguito ad una richiesta dell’interessato e per l’esecuzione di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b), GDPR).

I Dati Personali saranno trattati per:

1. la creazione dell’utenza all’interno del Data Base aziendale;
   

2. lo svolgimento delle attività di reclutamento e selezione;
   

3. l’adempimento di obblighi contrattuali, precontrattuali, fiscali, di legge e finalità amministrativo-contabile.
   

In tale contesto, i Dati Personali potranno essere utilizzati, inoltre, per l’invio di comunicazioni organizzative riferite alla selezione o ad attività ad essa connesse (quali ad esempio e-mail relative all’esito, informazioni circa le registrazioni di interviste, ecc.).

Eventuali Categorie particolari di Dati Personali verranno trattati per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici delle Titolari del trattamento e dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale (art. 9, par. 2, lett. b), GDPR).

Il trattamento è necessario per ragioni operative o precontrattuali e l'eventuale mancanza dei Dati comporterà l'impossibilità per il Titolare di dar corso alla selezione della candidatura in tutte le fasi del processo di selezione.

c. Finalità basate sull’Interesse legittimo del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR)

Il Titolare potrà trattare i Suoi Dati Personali nelle seguenti ipotesi:

1. nel caso di operazioni straordinarie di fusione, cessione o trasferimento di ramo d'azienda, al fine di consentire la realizzazione delle operazioni necessarie all'attività di due diligence e prodromiche alla cessione o trasferimento. Resta inteso che saranno oggetto di trattamento per le predette finalità i Dati Personali esclusivamente necessari, in forma quanto più possibile aggregata/anonima;
   

2. ogniqualvolta risulti necessario al fine di accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare o di altre società del Gruppo in sede giudiziaria;
   

3. per l’analisi in forma anonima ed aggregata delle procedure di selezione al fine di migliorare i processi di selezione.
   

Il trattamento di cui ai punti 1. e 2., è necessario per ragioni operative o difensive e l'eventuale mancanza dei Dati comporterà l'impossibilità per il Titolare di dar corso alla selezione della candidatura.

d. Finalità che richiedono il consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a), GDPR)

Per ogni finalità non strettamente collegata a quelle indicate nei punti a), b) e c), il trattamento dei Dati Personali sarà effettuato previa raccolta di esplicito consenso dell’interessato, da considerarsi facoltativo e revocabile in qualsiasi momento.

In particolare, previo consenso, le Titolari potranno trattare i Suoi Dati Personali per le seguenti finalità:

1. invio di comunicazioni informative (es. newsletter) relative a future posizioni aperte, eventi di selezione, progetti o altre iniziative promosse dalle Titolari;
   

2. riscontro a richieste di contatto o informazioni pervenute tramite il sito o altri canali di comunicazione ufficiali del Gruppo;
   

3. pubblicazione di immagini e/o video (es. durante eventi, progetti, manifestazioni) su siti web, social network o supporti cartacei (es. brochure, locandine) al fine di promuovere le iniziative delle Titolari.
   

4. DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI

I Dati Personali sono trattati da personale espressamente autorizzato dal Titolare, in conformità all’art. 29 del Regolamento (UE) 2016/679, che agisce sulla base di istruzioni documentate e per le finalità indicate al paragrafo 3.

Per il perseguimento delle suddette finalità, i Dati Personali potranno essere comunicati a soggetti terzi appartenenti alle seguenti categorie:

1. soggetti che forniscono servizi informatici, tecnologici e di manutenzione delle piattaforme e dei sistemi informativi del Gruppo;
   

2. società specializzate in attività di selezione del personale o gestione di processi di recruiting per conto delle Titolari;
   

3. studi professionali o società di consulenza legale, giuslavoristica o organizzativa;
   

4. enti di formazione o università coinvolti in percorsi formativi o progetti di collaborazione connessi alle attività del Titolare;
   

5. società controllate, collegate o partecipate direttamente o indirettamente dalle Titolari;
   

6. autorità competenti (es. forze di polizia, enti pubblici o organi giudiziari), in adempimento di obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o dalla normativa comunitaria.
   

Tutti i destinatari sopra indicati tratteranno i Dati Personali in qualità di:

1. responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR, se nominati formalmente e vincolati da istruzioni specifiche;
   

2. persone autorizzate al trattamento operanti sotto l’autorità diretta del Titolare o del Responsabile;
   

3. titolari autonomi del trattamento, nei casi in cui operino in piena autonomia rispetto alle finalità e modalità del trattamento.
   

La comunicazione avverrà sempre nel rispetto del principio di minimizzazione, limitando i Dati Personali trasmessi a quelli strettamente necessari per il perseguimento delle specifiche finalità.

In nessun caso i Dati Personali saranno oggetto di diffusione, salvo esplicito obbligo normativo.

5. TRASFERIMENTO DEI DATI A UN PAESE TERZO E/O A ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI 

I dati di natura personale forniti dall’interessato non saranno trasferiti all’esterno dell’Unione Europea.

Nell’eventualità che alcune attività di trattamento richiedessero il trasferimento dei suoi dati personali al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo (SEE), tali trasferimenti avverranno solo sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea o, in caso di assenza di decisione di adeguatezza, in conformità con le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea e con le garanzie appropriate adottate in base al GDPR e alle leggi applicabili sulla protezione dei dati.

6. METODI DI TRATTAMENTO

Il trattamento dei Dati Personali dell’interessato è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR del Reg. UE 2016/679 e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I Dati Personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico. Il trattamento dei dati personali verrà effettuato nel pieno rispetto dei requisiti di riservatezza e delle più idonee misure di sicurezza, previste dalle disposizioni vigenti ed in conformità al progresso tecnologico. 

Il trattamento non comporta processi decisionali automatizzati né profilazione ai sensi dell’art. 22 del GDPR

7. CONSERVAZIONE DEI DATI 

Nel rispetto del principio di limitazione della conservazione previsto dall’art. 5, par. 1, lett. e) del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), i Dati Personali saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un arco di tempo non superiore a quello necessario al raggiungimento delle finalità per le quali sono stati raccolti.

In particolare:

1. i dati dei candidati saranno conservati per tutta la durata del processo di selezione e, successivamente, per un periodo massimo di 24 mesi dalla data di raccolta o dall’ultimo aggiornamento, al fine di consentire la valutazione per future opportunità professionali;
   

2. qualora, a seguito dell’invio della candidatura, venga avviato un processo selettivo, i dati potranno essere conservati fino a 5 anni dalla conclusione dell’iter selettivo, qualora non sfoci in un’assunzione;
   

3. i dati di contatto e identificativi eventualmente forniti per ricevere comunicazioni su nuove posizioni aperte saranno conservati per 2 anni dalla data di rilascio del consenso specifico.
   

Al termine dei periodi sopra indicati, i Dati Personali saranno cancellati o anonimizzati, salvo l’instaurazione del rapporto di lavoro o il sussistere di obblighi normativi che ne impongano l’ulteriore conservazione.

8. NATURA DEL CONFERIMENTO E RIFIUTO

Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui al punto 3, lett. a),b),c) del presente documento informativo è necessario per lo svolgimento delle attività di recruiting. Il mancato conferimento dei dati personali può comportare l’impossibilità di perfezionare la candidatura o la partecipazione al processo di selezione.

Il conferimento dei dati personali per la finalità di cui al punto 3, lett. d) è facoltativo. Il mancato conferimento dei dati personali non comporterà né pregiudicherà la partecipazione o il processo di selezione.

9. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Ove applicabile e nei limiti di cui al GDPR, gli interessati hanno diritto di:

1. ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei Dati Personali e in tal caso, di ottenere l’accesso alle informazioni di cui all’art. 15 del GDPR;
   

2. ottenere la rettifica dei Dati Personali inesatti che li riguardano, ovvero, tenuto conto delle finalità del trattamento, l’integrazione dei Dati Personali incompleti ai sensi dell’art.
   

3. ottenere la cancellazione dei Dati Personali, in presenza di uno dei motivi di cui all’art. 17 del GDPR;
   

4. ottenere la limitazione del trattamento dei Dati Personali nei casi previsti dall’art.
   

5. ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati Personali forniti al Titolare che li riguardano, affinché quest’ultimo li trasmetta a un altro titolare del trattamento senza impedimenti ai sensi dell’art. 20 GDPR;
   

6. opporsi al trattamento dei loro Dati Personali per particolari motivi salvo che esistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell'interessato oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria ai sensi dell’art. 21 GDPR;
   

7. revocare il consenso prestato.
   

Gli interessati possono esercitare i diritti sopra elencati scrivendo al Titolare del trattamento a cui ha effettuato la Sua candidatura oppure scrivendo all’indirizzo e-mail:privacy@symphoniepartners.com.

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, gli interessati dal trattamento hanno, inoltre, il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (per l’Italia: Garante per la Protezione dei Dati Personali) laddove ritengano sussista una violazione dei loro diritti in materia di protezione di Dati Personali.

10. AGGIORNAMENTI E MODIFICHE 

Il Titolare del trattamento si riserva il diritto di modificare, integrare o aggiornare periodicamente la presente Informativa in ossequio alla normativa applicabile o ai provvedimenti adottati dal Garante per la Protezione dei dati personali. Le suddette modifiche o integrazioni saranno portate a conoscenza degli interessati.